女性のキャリアプランの書き方｜事務職に書ける実績がないとき

女性のキャリアプランの書き方を調べると、事務職なら正確性や業務改善を書きましょう、という説明が出てきます。その通りです。それでも書けないのは、正確性という言葉が、自分のどの仕事のどこに表れているのか分からないからです。

この記事では、書けない状態を2つに分けます。ひとつは、書く材料が本当にない場合。もうひとつは、材料はあるのに、それが評価欄の言葉になっていない場合です。この記事が扱うのは、後者です。

事務職なら正確性を書けばいい、という答えはもう出ています。けれど、その正確性があなたのどの業務のどこに表れているかは、あなたの担当表を見ないと決まりません。読み終えたとき、あなたは自分の担当業務から、数字を使わずに評価欄へ書ける材料を3つ選び終えています。

「書くことがない」のか、「書く欄がない」のか

まず、データを1つ見てください。あなたが感じている「書くものがない」は、材料の不足ではないかもしれません。厚生労働省の令和7年度「能力開発基本調査」には、労働者本人に、自信のあるスキルと、向上させたいスキルを尋ねた設問があります。事務的な仕事をしている人の回答を並べると、少し不思議な形が見えてきます。

事務の仕事をしている人が、自分の強みに挙げているもの

事務的な仕事をしている労働者のうち、「自信のある能力・スキルがある」と答えた方を100としたとき、最も多く挙げられたのは「定型的な事務・業務を効率的にこなすスキル」で57.8％でした。次いで「チームワーク、協調性・周囲との協働力」が51.6％です。

正社員に限ると、この項目は58.1％になります。また、女性の正社員全体で見ると「定型的な事務・業務を効率的にこなすスキル」が56.1％、「チームワーク、協調性・周囲との協働力」が55.3％と、この2つがほぼ並んで上位に来ています。男性の正社員では、同じ項目が30.1％です。

なお、この調査の事業所調査は常用労働者30人以上の事業所を対象としており、個人調査はその事業所に属する労働者を対象としています。

つまり、事務の仕事をしている方の6割近くが、自分のいちばんの持ち味として、定型業務を正確に速く回す力を挙げているということです。

ところが、伸ばしたい欄には出てきません

同じ調査で、「向上させたい能力・スキルがある」と答えた方を100としたとき、事務的な仕事をしている労働者で「定型的な事務・業務を効率的にこなすスキル」を挙げた割合は12.5％でした。正社員では10.7％です。

代わりに上位に来るのは、「ITを使いこなす一般的な知識・能力」40.3％、「課題解決スキル」33.7％、「マネジメント能力・リーダーシップ」30.7％です。

自信がある項目としては57.8％で最も多い。伸ばしたい項目としては12.5％。差は45ポイントあります。

この落差が意味することは、調査には書かれていません

ここから先は、公表資料をもとに編集部が整理した見方です。調査が示しているのは割合だけで、この差が何を意味するかは示されていません。

読み方は1つではありません。「すでに十分できているから、これ以上伸ばす必要がない」という解釈も成り立ちます。それは前向きな読み方です。

ただ、キャリアプランの欄で求められるのは、たいてい「これから伸ばすこと」です。もしあなたが自分のいちばんの持ち味として定型業務の力を挙げていて、その項目が「伸ばす対象」としては語られにくいのだとしたら、書く欄が見つからないのは自然なことです。

手元にあるいちばん確かなものが、書く場所を持っていない。「書くことがない」の正体は、そこにあるのかもしれません。いま担当している仕事の範囲そのものが曖昧だと感じるなら、事務職の現在地を求人と社内制度から確かめる方法を別に用意しています。

数字にならない仕事を、評価欄の言葉に翻訳する

材料がないのではなく、翻訳されていないだけだとしたら、やることは翻訳です。ここでは、作業名を評価欄の言葉に変える手順を扱います。以下の4段階は、行政や調査機関が定めた分類ではなく、編集部が整理したものです。

作業名を、4つに分けて書き出す

たとえば「会議資料の作成」という担当業務を、次の4つに分けます。

• 01

  業務｜何をしているか

  会議資料を作成している。ここはまだ作業名のままで構いません。

• 02

  目的｜誰が、何を判断するための資料か

  部長が翌月の重点顧客を決めるための資料。ここで作業が仕事に変わります。

• 03

  判断・工夫｜自分がどこまで決めているか

  前月比が大きく動いた項目に印を付けるかどうかは、自分で判断している。

• 04

  変化｜それによって何が変わったか

  会議で確認の質問が出る回数が減った。数字がなくても書けます。

ここまで分けると、「会議資料の作成」は作業ではなく、判断のための仕事として書けるようになります。

数字がなくても使える、8つの軸

売上や契約件数がなくても、次の軸なら事実として説明できます。これも編集部が整理した軸です。

• 正確性｜どんな照合をしているか

• 期限｜締切をどう管理し、どれだけ前倒ししているか

• 安定性｜自分が休んでも回るように何を残しているか

• 調整｜何部署の誰と、どんな条件を合わせているか

• 判断｜自分で決めてよい範囲はどこまでか

• 改善｜手順やテンプレートを、どう変えたか

• 支援｜誰が本来の仕事を進めやすくなったか

• 再現性｜マニュアルやルールとして残したか

どれか1つに絞る必要はありません。担当業務を3つ選んで、それぞれに当てはまる軸を1つずつ付けるだけで、評価欄に入れる材料は揃います。

能力名から書き始めない

いちばん避けたいのは、「コミュニケーション能力があります」から書き始めることです。この順番で書くと、あとから具体例を探すことになり、たいてい見つかりません。

逆にすると書けます。まず何をしたかという事実を書き、その事実を成立させるために必要だった力を、あとから名前で呼ぶ。「他部署5つの担当者と、締切と優先順位を確認して日程を決めている」と書いてから、これは調整の仕事だ、と名付ける。この順番なら、面談で具体例を聞かれても答えられます。

自分の強みそのものが見つからないと感じるときは、自己PRに使える棚卸しの手順を別に用意しています。ただし、今日やることは強みを探すことではありません。すでにやっている仕事に、名前を付けることです。

使っていい数字と、使ってはいけない数字

翻訳ができたら、次は数字の扱いです。ここを間違えると、せっかく書いた内容が面談で崩れます。転職支援や求人を扱うメディアの多くは、「具体的な数字を入れましょう」と書いています。それ自体は正しい助言です。ただ、数字を持たない職種の方がそのまま実行すると、危ない場所があります。

使ってよいのは、記録がある数字

実際に記録が残っているものは、そのまま書けます。月に何件を担当しているか。何部署と調整しているか。何人分の予定を管理しているか。毎月何営業日までに処理しているか。何種類の帳票を担当しているか。

これらは成果の数字ではなく、業務規模の数字です。成果指標がなくても、担当している範囲の大きさは事実として書けます。

記録がないなら、数字を付けずに変化だけ書く

「以前より確認漏れが減った」「問い合わせの往復が少なくなった」。こうした変化は実感としてあっても、測っていないことがあります。

このとき、無理に数字を付ける必要はありません。変化だけを書けば足ります。「確認工程を見直した結果、差し戻しの連絡が減った」で十分に伝わります。

書かないほうがよいのは、測っていない推計値

「約50％効率化した」「生産性が30％向上した」「ミスを大幅に削減した」。こうした表現は、面談で「どうやって測りましたか」と聞かれた時点で崩れます。体感で半分くらいになったと思っていても、記録がなければ定量実績にはなりません。

判断の基準はシンプルです。誰が決めたか、自分は何をしたか、結果をどう確認したか。この3つに答えられる範囲までを書く。答えられないものは、数字を外して事実だけ残します。

数字を盛るくらいなら、担当範囲を具体的に書いたほうが強い。これは、応募者を魅力的に見せることで収益が生まれる立場からは、書きにくい助言かもしれません。

来年の自分が、この紙に縛られないように

もう1つ、書く前に決めておきたいことがあります。シートは、その年の面談で使われて終わりとは限りません。翌年の目標設定や評価の場で参照されることもあります。だからこそ、書き方に一工夫が要ります。

会社がNOと言ったら達成できない目標は、1段戻す

「3年後に管理職になる」「2年以内に人事へ異動する」。こうした目標は、あなたがどれだけ努力しても、組織の事情で達成できないことがあります。ポストが空かない、異動枠がない。それは、あなたの取り組みとは別の話です。

書く前に、1つだけ確認してください。この目標は、会社がNOと言ったら達成不能になるものか。答えがイエスなら、その手前にある能力や経験に置き換えます。

「管理職になる」ではなく、「後輩支援と進捗管理の経験を増やす」。「人事へ異動する」ではなく、「労務まわりの業務まで担当範囲を広げる」。どちらも、ポストが動かなくても自分の取り組みとして説明できます。

長期の欄ほど、言い切らない

3年から5年の欄は、不確定な要素がいちばん多い場所です。「現時点では」「まずは」「経験を積んだうえで」といった言葉を適切に置くと、将来の選択肢を過度に固定せずに済みます。

あいまいにするためではなく、状況が変わったときに書き直せる余地を残すためです。何を優先するかがそもそも決まらないと感じるときは、キャリアの軸を4つの選択肢で比べる方法を別に用意しています。

MOREARIAでは、自分の働き方を選び直してきた女性たちのインタビューを多数掲載しています。数字で語れる実績からではなく、目の前の仕事に名前を付けるところから始まった物語が、あなたの次の一歩のヒントになるはずです。

挑戦する人たちの物語を読む

事務職のキャリアプランの書き方に関するよくある質問

書き進めるなかで、多くの方がつまずく場面を3つ取り上げます。

まとめ｜書く材料は、すでに手元にあります

「書くことがない」と感じていた時間は、あなたの仕事に価値がなかったからではありません。手元にある材料が、まだ評価欄の言葉になっていなかっただけです。最後に、この記事の要点を振り返っておきましょう。

• 事務の仕事をしている方の6割近くが、定型業務の力を自分の持ち味に挙げている

• 担当業務は「業務・目的・判断・変化」の4つに分けると、評価欄の言葉になる

• 数字は記録があるものだけ。ないときは変化だけを書けば足りる

• 会社がNOと言ったら達成できない目標は、能力や経験に置き換える

その力に「伸ばす欄」が用意されていないことも、あなたのせいではありません。今日、担当業務を3つ選んで、それぞれに「業務・目的・判断・変化」を1行ずつ足してみる。それだけで、白紙だった欄に入れる材料が揃います。あなたの心地よい一歩を、応援しています。